• Recurrimos al equipo de servicios profesionales de Legito para crear plantillas.
• Una vez probadas las plantillas iniciales, se delegaron en cada departamento para que se perfeccionaran y, en última instancia, se incorporaran a sus procesos.
• El uso y la adopción general de Legito fueron rápidos, ya que simplifica todos los procesos y cualquiera puede empezar a redactar documentos sin necesidad de formación.

• Las personas son naturalmente partidarias de la innovación, pero se oponen al cambio: al principio experimentamos cierta resistencia interna a la introducción de una nueva solución y una nueva forma de trabajar.
• La gente tiene su propia forma de trabajar – tuvimos que tener en cuenta las recomendaciones de los usuarios y desarrollar plantillas que se adaptaran a sus necesidades específicas, manteniendo al mismo tiempo la integridad de los resultados deseados.
• El apoyo constante y dedicado de nuestros socios de Legito dio como resultado una solución en la que todos confían en ATRAFIN.

• Desarrollo ágil de la primera plantilla
• Formación de un equipo de proyecto dedicado a BAM
• Integración de inicio de sesión único (SSO)
• Construyó un proceso de aprobación

• Flujo de trabajo complejo con aprobaciones de diferentes departamentos internos, con un proceso automatizado de asignación de documentos al personal relevante para su aprobación según el contenido del documento.
• Los socios externos pueden acceder a contratos de proyectos compartidos específicos y solo completar campos específicos.
• Los agentes inmobiliarios pueden insertar automáticamente la última información específica del edificio en el contrato.
• El flujo de trabajo activa automáticamente las acciones de Push API de Legito a SAP.

• Ahorro de tiempo en todo el procesamiento de contratos
• Datos financieros actualizados incluidos con la integración de SAP
• Información sobre el estado actual del contrato
• Control sobre el contenido del contrato y cumplimiento mejorado
• Introducción a la firma electrónica
• Carga automática de campos específicos a SAP después de la firma

• Formación interna para los usuarios.
• Educa comenzó inmediatamente a utilizar Legito como herramienta de gestión del ciclo de vida de los documentos de la empresa.
• El desarrollo continuo de Legito, las mejoras y los lanzamientos de funciones permitieron que el caso de uso se ampliara a las firmas electrónicas y las aprobaciones.

• Múltiples flujos de trabajo en uso dependiendo del documento y del proveedor.
• Los flujos de trabajo se utilizan para agilizar el proceso de revisión y aprobación de documentos en toda la organización.
• Los flujos de trabajo también se utilizan para documentos cargados, donde Legito funciona como software de gestión de documentos.

• Ahorro de tiempo en la tramitación de los contratos.
• Mejor control del contenido de los contratos y, por tanto, de su cumplimiento, gracias al control de Legito sobre las ediciones no autorizadas en las plantillas.
• Contratos gestionados de acuerdo con los procedimientos internos de Educare con gestión y supervisión centralizadas de los datos.

• Un país, un equipo, un único caso de uso
• Tres (3) meses de implantación
• Se seleccionó un documento de prueba para automatizarlo con el fin de probar a fondo las capacidades del software y calibrar sus beneficios.
• Los ingenieros jurídicos de Legito ayudaron a la empresa a formar a algunos empleados para que se convirtieran en expertos en automatización del departamento de innovación de Gómez-Pinzón.
• Puesta a punto periódica de la implementación mediante sesiones de formación y feedback con los usuarios avanzados y las partes interesadas del proyecto.
• Formación del equipo de implementación

• Automatizar en profundidad 3 plantillas.
• Incorporar a 30 usuarios.
• Reducir significativamente el tiempo de creación de sus documentos.
• Utilizar plantillas automatizadas para redactar más de 100 documentos.
• Reducir los tiempos de procesamiento de documentos en aproximadamente un 70%.

• Importación automática de datos entre documentos
• Estructuración colaborativa de documentos entre múltiples equipos.
• Flujos de trabajo y aprobaciones automatizados personalizados.
• Cientos de elementos, tablas y artículos automatizados.

• Formación interna para los usuarios.
• Kiwi.com comenzó inmediatamente a utilizar Legito como herramienta de gestión del ciclo de vida de los documentos de la empresa.
• El desarrollo continuo de Legito, las mejoras y los lanzamientos de funciones permitieron que el caso de uso se ampliara a las firmas electrónicas y las aprobaciones.
• Más de 150 usuarios utilizan Legito a diario en Kiwi.com.

• Más de 6.000 registros de documentos organizados y gestionados.
• Gestión eficaz del ciclo de vida de los documentos con la posibilidad de firma electrónica directamente en la interfaz de usuario de Legito.
• Las plantillas automatizadas con enrutamiento de flujos de trabajo ahorran gran cantidad de tiempo que antes se dedicaba a las revisiones de documentos y al seguimiento de un documento a lo largo de su ciclo de vida.
• Nuestros usuarios siempre trabajan con la última versión de las plantillas.
• Los recordatorios automatizados nos ayudan a realizar un seguimiento de los plazos de los contratos.

• Proyecto Piloto de 6 meses
• Documento extremadamente complejo para unos pocos casos de uso con el objetivo de realizar una prueba en profundidad de las capacidades del sistema.
• Legito colaboró con un único usuario capacitado por PwC sin formación en TI del departamento de destino.
• El usuario avanzado era un recurso totalmente dedicado a probar todas las capacidades del sistema.
• Se celebraron reuniones periódicas entre Legito, el usuario y las partes interesadas en el proyecto para intercambiar opiniones.

En 24 meses, el citado equipo interno fue capaz de:

• Automatizar completamente más de cincuenta (50) plantillas de documentos, incluidos contratos, en varios idiomas, así como versiones en dos idiomas.
• Embarcar a más de 2.500 usuarios activos en más de treinta (30) países.
• Sustituir el sistema anterior y automatizar los documentos existentes.
• Formar nuevos usuarios internos en varios países.

Un estado financiero es un documento complejo compuesto por tablas llenas de datos financieros y el texto correspondiente. La automatización ayuda a acortar el tiempo de preparación y garantiza la coherencia de los documentos.

La plantilla utiliza las siguientes características de Legito:

• Importación de datos financieros de hojas Excel
• Controles de cálculo automatizados mediante la función de alerta de Legito
• Agrupación de 3 subplantillas / formularios
• Cientos de cláusulas condicionadas, filas y columnas de tablas y otros elementos de Legito

• Integración entre el sistema nativo de gestión de usuarios de PwC (SSO) y los permisos de usuario de Legito mediante API.

• Envío de datos en tiempo real a Microsoft PowerBI para informes personalizados que muestran las estadísticas de uso de las plantillas.

• Una única plantilla de contrato de compraventa de bienes inmuebles con seis (6) plantillas agrupadas (poder notarial, consentimiento del cónyuge, etc.).
• Contrato de compraventa con todas las opciones posibles e instrucciones de automatización incorporadas en más de 150 páginas en MS Word. Había cientos de opciones y miles de dependencias lógicas (condiciones y repeticiones). Automatización subcontratada a un socio de Legito.
• Para completar la versión 1.0 se necesitaron aproximadamente cuatro (4) meses de pruebas y cinco (5) iteraciones.
• Posteriormente, debido a la respuesta positiva de la fase inicial, Fincentrum Reality decidió automatizar internamente 21 plantillas adicionales sin la ayuda de Legito.
• Estas plantillas eran más cortas y menos complejas que el contrato de compraventa, por lo que resultaban más fáciles de automatizar.
• Estas plantillas incluían un contrato de alquiler/arrendamiento, un AML, un contrato de corretaje, varios contratos de custodia y un contrato de reserva.

• Al principio, sólo los abogados internos utilizaban Legito para redactar contratos para los Corredores.
• Tras esta fase inicial, se concedieron permisos a los agentes en Legito para crear documentos para su revisión legal o para su ejecución.
• Los agentes inmobiliarios recibieron formación sobre el manejo de todos los procesos de flujo de trabajo utilizando Legito.

• Debido a la facilidad de uso de la herramienta, el equipo de compras de Dafiti implementó rápidamente las herramientas de Legito con éxito y las integró en su operación.
• Su fuerte compromiso con la mejora de los procesos organizacionales fue evidente en cada paso del camino.
• El equipo de Dafiti se ha dado cuenta de que en Legito no solo han encontrado un conjunto de herramientas que han solucionado sus problemas, sino que también han encontrado un equipo comprometido en ayudarlos a adaptarse a cualquier situación relacionada con la implementación del software, el desarrollo de las plantillas, y la gestión de sus documentos.
• En menos de un año, la mayoría de los funcionarios de Dafiti ahora usan Legito a diario y ya han creado más de 435 registros de contratos exitosos.

• Legito gestiona todo el ciclo de vida, desde el borrador hasta la firma.
• Los empleados del departamento de compras han reducido drásticamente sus tiempos de preparación de documentos.
• A través de la función de uso compartido externo de Legito, Dafiti, con cada documento que comparte, demuestra a sus partes interesadas que son una empresa innovadora y moderna, por dentro y por fuera.
• Dafiti está considerando implementar Legito en departamentos adicionales para continuar mejorando sistemáticamente sus operaciones.

• Probamos dos soluciones de software de automatización de documentos durante tres meses
• El grupo de prueba estaba formado por tres personas de tres oficinas diferentes: Almaty (abogado), Bucarest (abogado especializado), Praga (director de conocimientos)
• Automatizó dos acuerdos de compromiso utilizando cada uno de los productos.

Criterios

• Precio – licencia, consultoría
• Facilidad de uso para el autor y el usuario: curva de aprendizaje
• ¿Pueden los autores crear plantillas automatizadas sin saber codificar?
• Tiempo necesario para automatizar documentos simples/complejos
• Calidad de la formación por parte del proveedor
• Se necesita más capacitación después del período de prueba
• ¿Se requeriría personalización antes del lanzamiento?
• Costos / tiempo requerido para la personalización
• Calidad de los servicios al cliente (soporte)
• Características avanzadas
• Reputación del proveedor
• Velocidad del programa
• Instalación
• Facilidad de salida
• Seguridad
• Desarrollo de producto planificado

• El conjunto automatizado de documentos de seguridad permite a nuestra oficina de Praga producir documentos para cada transacción 10 veces más rápido.
• En total, los abogados de Kinstellar han publicado 28 plantillas automatizadas hasta la fecha. Muchas están interconectadas (la configuración o los datos insertados en un documento afectan a otros documentos relacionados).
• Como bufete internacional que opera en una región con muchos idiomas diferentes, Kinstellar utiliza con frecuencia las funciones de «traducciones automáticas» y «documentos bilingües» de Legito, lo que reduce aún más nuestros tiempos de redacción.
• Algunas plantillas de Kinstellar extraen automáticamente los datos de los registros mercantiles, evitando así la introducción manual de datos.